A Yamaha, referência no mercado brasileiro com atuação integrada entre indústria e financeiras, vem fortalecendo sua integridade e gestão de riscos por meio da estrutura de privacidade, compliance, controles internos e segurança da informação, em alinhamento com as melhores práticas regulatórias internacionais.
Com a parceria da Be.Aliant, a empresa digitalizou e centralizou seus processos de adequação à Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), de gestão de conflitos de interesse e due diligence, substituindo fluxos manuais por uma gestão inteligente e orientada a riscos.
Compliance e Privacidade: o cenário anterior à parceria
O relacionamento entre Yamaha & Be.Aliant é baseado em dois pilares principais: o auxílio na adequação à LGPD e suporte no gerenciamento do programa de compliance.
Antes da Be.Aliant, a Yamaha
- havia iniciado sua estruturação para a LGPD em 2020, com apoio de consultoria externa, mas ainda buscava uma solução mais aderente à sua realidade operacional.
- possuía os fluxos de conflito de interesses, análise de concessionárias e de fornecedores eram conduzidos de forma essencialmente manual.
Em privacidade, a empresa chegou a contratar outra solução, mas após cerca de um ano de uso a ferramenta foi descartada por não ser intuitiva, exigir muito suporte de TI e apresentar custos ocultos para funções básicas.
Para compliance, o processo se apoiava em planilhas de Excel com preenchimento descentralizado, trocas de e-mails e controles paralelos, o que dificultava o monitoramento adequado de riscos, aumentava a chance de erros em dados sensíveis (como CNPJs) e gerava um grande esforço operacional.
Em muitos casos, os processos eram feitos de modo físico (com formulários em papel) e dependiam da cooperação das pessoas analisadas, como colaboradores, para escanearem e enviarem esses formulários por e-mails.
Com o início da nova década e a progressão da maturidade institucional, a nova liderança entendeu que era hora de um novo passo na transformação digital dos setores de conformidade da empresa.
O começo da parceria Yamaha + Be.Aliant
Diante desse contexto, a Yamaha buscou na Be.Aliant uma solução tecnológica que permitisse centralizar seus processos e garantir segurança, padronização e dados estruturados.
As preocupações envolviam:
- tornar o processo de implementação o mais fluído possível;
- digitalização completa dos processos que eram realizados fisicamente;
- migração dos dados dispersos e inseguros para um local seguro e auditado;
- automatização de tarefas repetitivas para mitigar erros humanos.
Na nova escolha, a companhia priorizou uma plataforma que oferecesse autonomia para o usuário, fácil extração de dados e sem cobranças inesperadas relacionadas a armazenamento ou novos usuários.
Em um processo competitivo de licitação, a Be.Aliant se destacou pelo custo significativamente mais acessível, pelo seu fácil uso e pelo suporte consultivo do seu time de pós-venda.
A estrutura de compliance e privacidade da Yamaha passou a utilizar o sistema da Be.Aliant como hub para as principais frentes ligadas a colaboradores e terceiros.
Privacidade: uso fácil e auditável
Para o pilar de privacidade, a Yamaha seguiu uma lógica de baby steps, priorizando a consolidação de uma funcionalidade antes da próxima etapa, para garantir aderência aos processos internos e acelerar a maturidade do programa. Esse progresso envolveu quatro fases:
- Fase 1 – Cookies: o primeiro módulo a ser implementado e estabilizado foi o de gestão de cookies
- Fase 2 – Direitos dos Titulares: após o sucesso com cookies, a empresa avançou para a gestão de solicitações de titulares
- Fase 3 – Mudança de Metodologia: com o avanço da maturidade, a empresa adaptou seu modo de trabalho aos frameworks, onde as respostas aos titulares e interações ficam registradas no sistema.
- Fase 4 – Revisão de Mapeamento e Riscos: Atualmente, a empresa está revisando todo o seu mapeamento de registro de operações (ROPA) para integrá-lo ao módulo de riscos da ferramenta
Como desdobramento natural desse avanço, o objetivo de maturidade do programa passou a ser a auditabilidade completa, garantindo que todas as atividades e controles estejam registrados em logs e módulos do sistema, permitindo acesso direto e transparente às informações de conformidade por parte de auditores.
Compliance: dados estruturados e sistematizados
Para o pilar de compliance, a adoção da Be.Aliant marcou um primeiro passo essencial: migrar o que antes estava disperso em papéis e planilhas para formulários digitais, com trilhas de aprovação claras e registros históricos confiáveis.
O projeto foi organizado em etapas:
- Conflito de interesses – digitalização completa do formulário utilizado na integração e em reformulações, eliminando o uso de papel e o envio fragmentado por e-mail.
- Fornecedores – migração do arquivo em Excel, originalmente extenso e de difícil controle, para um formulário dinâmico dentro da plataforma, com revisão e “enxugamento” das perguntas, foco em critérios realmente relevantes e redução da carga operacional de análise.
- Concessionárias – estruturação de um formulário de pré-due diligence com campos automáticos e lógica baseada em CEP e área de risco, permitindo uma visão mais precisa sobre o território e o perfil de cada representante da marca.
Nesses três eixos, os fluxos foram organizados para atender toda a estrutura financeira da companhia (banco, consórcio e seguradora na mesma visão de risco) e organizados de modo que:
Conflito de interesses (colaboradores):
- Formulário digital aplicado a novos colaboradores ou em situações de reformulação.
- Verificação de informações cadastrais essenciais, incluindo confirmação do status da empresa na Receita Federal.
- Eliminação da etapa física (papel, digitalização, reenvio por e-mail) e criação de um fluxo contínuo, do preenchimento à análise do compliance.
Concessionárias (mais de 600 pontos):
- Formulário de pré-due diligence com campos de preenchimento automático, contemplando dados do representante da marca, ponto de venda e informações complementares essenciais.
- Uso de CEP e área de risco como parâmetros-chave, permitindo análise geográfica e de exposição a riscos específicos do território.
Fornecedores:
- Formulário com questões personalizadas, voltado a capturar elementos estruturantes de integridade: existência de canais de denúncias, políticas de ética, governança, entre outros.
- Avaliação do fornecedor conforme o nível de risco, permitindo desencadear, quando necessário, diligência completa e monitoramento reforçado.
Com essa arquitetura, todos os formulários passaram a ser centralizados: a equipe envia apenas os links, acompanha as respostas em um único ambiente e deixou de depender de versões diferentes de planilhas para acompanhar o fluxo.
A migração dos processos para a plataforma da Be.Aliant funcionou como uma mudança de modelo mental na forma de enxergar riscos de terceiros e de colaboradores.
Natalia Martins Naville, analista sênior do Banco Yamaha Motor do Brasil S.A., apontou que “ao trazer os dados para dentro do sistema e enxugar as perguntas, eliminamos etapas burocráticas e repetitivas, reduzimos erros humanos, consolidamos os dados diretamente na plataforma e passamos a visualizar padrões e tendências por meio de relatórios. Com isso, foi possível reclassificarmos riscos com base em informações estruturadas, ampliarmos a coerência e a transparência das decisões e adotarmos uma visão mais holística da integridade e do risco em sua operação.”
Essa base estruturada também viabiliza a realização de diligência completa e monitoramento reforçado sempre que o perfil de risco assim exigir, sem perder a rastreabilidade de cada análise realizada.
Benefícios concretos da parceria Yamaha & Be.Aliant
A parceria entre Yamaha e Be.Aliant gerou ganhos tangíveis para a operação de compliance e privacidade, beneficiando fornecedores, parceiros comerciais, investidores, terceiros e colaboradores.
Entre os principais benefícios, destacam-se:
- Eliminação de processos burocráticos, com o fim do uso de formulários físicos e redução drástica do volume de e-mails e arquivos anexos circulando entre áreas.
- Maior autonomia da equipe, com uma plataforma orientada para a experiência do usuário e menor dependência do time de Tecnologia.
- Ganho operacional e redução de erros, especialmente com menor incidência de erros em dados sensíveis e centralização dos procedimentos em uma só plataforma.
- Possibilidade de enxergar o risco de forma adequada por meio de dados estruturados e relatórios.
- Evolução da maturidade por meio da plataforma estruturada para seguir os procedimentos fixados em legislação e certificações internacionais.
- Mais governança: processo padronizado, controlado e com evidências automatizadas.
- Redução de riscos: menos chances de perda, extravio, versão incorreta ou atrasos no envio.
- Sustentabilidade real: fim do uso de formulários impressos.
Com a migração para o sistema da Be.Aliant, a Yamaha deu um passo importante para alinhar a gestão de integridade às exigências regulatórias de seus negócios financeiros, às expectativas da indústria e às melhores práticas de mercado.
Ao transformar processos manuais em fluxos digitais, centralizados e orientados a risco, a empresa consolida um modelo mais eficiente, confiável e preparado para expansão e aprimoramentos futuros.
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